5 tips om een onvergetelijk bedrijfsfeest te organiseren
„Het bedrijfsfeest vindt over 3 weken plaats, het budget is deze keer helaas wat kleiner en let op: het moet onvergetelijk worden, alle bazen zijn erbij, het moet echt iets heel bijzonders zijn. Nog vragen?“
Als je als organisator van bedrijfsfeesten bij deze „briefing“ nu een ijskoud zweetuitbarsting krijgt, bang bent voor slapeloze nachten en het liefst zou willen huilen: lees dan alsjeblieft verder. Want hier zijn ze dan, onze top 5 met de beste tips voor bedrijfsfeesten. Zo organiseer jij ook het perfecte evenement.
1 | De juiste locatie maakt een groot verschil
Ja, ze bestaan: die feestjes die zomaar ontstaan en gewoon goed verlopen. Je kunt ze niet plannen; het zijn vaak spontane momenten waarbij de ‘juiste mensen’ bij elkaar komen. Er is een goede sfeer, het is gezellig en iedereen blijft er nog lang aan terugdenken. Maar als je de opdracht hebt gekregen om een bedrijfsfeest te organiseren, zitten we al met een probleem: zo’n geslaagd, spontaan feestscenario kun je nu eenmaal niet plannen. Of in ieder geval niet zonder hulpmiddelen. Want de juiste sfeer maakt het verschil. Het juiste thema. Als het ware de visuele aanjagers die het feest tot een Feest Hier zijn er gelukkig geen grenzen aan de creativiteit! Motto: Casino & Glamour? Zet dan gewoon roulettetafels neer, vraag de feestgangers om passende kleding en kies de juiste muziek. Bijnamen op tafelkaartjes en plaatskaartjes zoals Markus „alles op rood“ Gruber, alle opbrengsten voor een goed doel en de juiste decoratie in de zaal, en je waant je meteen in Ocean 1 tot en met 11.
2 | Voor elk wat wils
Ook de culinaire verzorging moet bij het feest passen. Van worstjes tot catering van toprestaurants: alles is mogelijk en heeft voor- en nadelen. Vaste tafelschikkingen met bediening zorgen voor een zekere exclusiviteit, maar je moet eerst de juiste collega’s aan één tafel zien te krijgen. Zelfbediening aan het buffet zorgt ervoor dat het publiek zich mengt en de beste gesprekken ontstaan wanneer men samen voor de moeilijke keuze staat tussen al die heerlijke mogelijkheden en probeert zoveel mogelijk daarvan op het bord te balanceren.
Wat je ook kiest, misschien zijn er wel ervaringen en aanbevelingen van collega’s of kennissen? Een tip: bij bruiloften doet zich meestal een soortgelijk probleem voor, dus wie is er onlangs getrouwd en waar was het eten het lekkerst?
3 | Een klein attentie
Vooral bij kerstfeesten (maar niet alleen daar) zorgt een klein attentie bij de ingang of bij het weggaan voor een geslaagde start of ervoor dat men zich het bedrijfsfeest nog lang daarna met plezier herinnert. Vraag het beste intern om ideeën. Misschien zijn er bijvoorbeeld hobby-imkers onder de genodigden die maar al te graag deze kleine lekkernijen zouden willen verzorgen?
4 | Wat zorgt ervoor dat het nog leuker wordt?
Een menselijke Wuzzler? Schietbaan, boogschieten of curling? Autodroom? Karikaturisten? Een theatergroep? Artiesten? Goochelaars? Pantomimespelers? Een escape room? Pokertafels? Er moet in ieder geval één echt hoogtepunt zijn, zodat de avond als het ware een waardige afsluiting krijgt. Misschien gevolgd door een toespraak van de directeur(en)? Zo heb je niet alleen een randprogramma, maar zorg je ook voor goed entertainment.
5 | Foto’s en nog meer foto’s
Professionele evenementenfotografen kunnen ter plaatse met het juiste oog de sfeer vastleggen. Afhankelijk van het bedrijfsfeest kunnen hiervoor enkele technische hulpmiddelen worden ingezet, misschien zelfs videocamera’s, interviews of drone-opnames? Hoe dan ook, elke deelnemer zal in de dagen na het feest vol spanning uitkijken naar de publicatie van de foto’s of video’s. Wanneer komt de e-mail met de downloadlink of de link naar de galerij? Misschien zijn ze al op het intranet geüpload? Zodra de foto’s eindelijk beschikbaar zijn, vindt als het ware de afterparty plaats: men haalt herinneringen op aan gezamenlijke momenten, of is juist blij dat men zich die niet meer duidelijk kan herinneren (want ook dat kan een teken zijn van een geslaagd feest).
Ook de zelfbedieningsfotoboxen zijn alom bekend en bij bijna iedereen geliefd. Juist daar ontstaan vaak wachtrijen en kom je op foto’s terecht met collega’s die je daarvoor misschien nog niet eens kende. Pruiken, oversized brillen of clownsneuzen doen de rest – eigenlijk supereenvoudig, zeer voordelig en een gegarandeerd succes op elk feest.
